 |
การทำงานในปัจจุบันจะต้องใช้การประชุมเพื่อปรึกษาหารือ ขอทราบความคิดเห็น ตัดสินปัญหา หรืออื่น ๆ และในระหว่างการประชุมจะต้องมีการบันทึกเรื่องราวต่าง ๆ ที่อภิปรายในที่ประชุม ซึ่งโดยทั่วไปเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการ หรือบางครั้งอาจมีการมอบหมายให้ผู้หนึ่งผู้ใดทำหน้าที่ดังกล่าวก็ได้ การบันทึกการประชุมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับใช้ในการอ้างอิงหรือใช้เป็นหลักในการปฏิบัติงานต่อไป ด้วยเหตุนี้ผู้จดบันทึกการประชุมจึงควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการประชุมนั้น ๆ เป็นอย่างดี มีประสบการณ์ในการจดบันทึก ตลอดจนสามารถจดจำผู้เข้าประชุมได้ เนื่องจากจะช่วยทำให้บันทึกการประชุมได้อย่างไม่ผิดพลาด หากต้องมีการระบุว่าใครเป็นผู้เสนอเรื่องหรือเสนอความเห็นในที่ประชุม นอกจากนั้น สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ ผู้จดบันทึกการประชุมต้องมีสมาธิในการทำงานสูง เพราะการประชุมมักดำเนินต่อเนื่องไปโดยตลอด และบ่อยครั้งที่มีการถกเถียงหรืออภิปรายอย่างยืดยาว กว่าที่จะสรุปเป็นมติได้ในที่สุด จึงต้องอาศัยการติดตามอย่างตั้งใจ หากผู้ทำหน้าที่จดบันทึกขาดสมาธิ จะทำให้บันทึกข้อมูลได้ไม่ครบถ้วนหรืออาจคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง ซึ่งจะทำให้เกิดความเสียหายต่อการปฏิบัติงานได้
อย่างไรก็ดี การจดบันทึกการประชุมเป็นทักษะที่สามารถพัฒนาให้เกิดความชำนาญได้ หากเรียนรู้วิธีการและหมั่นฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ